In tijden van economische crisis is de term ‘reorganisatie’ een “hot item”. Zowel grote als kleine ondernemingen zijn steeds vaker genoodzaakt te reorganiseren, waarbij het personeel een belangrijke rol speelt. Een reorganisatie is geen eenvoudig proces en er moet aan veel factoren gedacht worden. In dit artikel worden kort de belangrijkste aspecten van een reorganisatie besproken.
De procedure: van ontslagaanvraag tot opzegging
Wanneer in het kader van een reorganisatie werknemers ontslagen dienen te worden, dient hiervoor een ontslagvergunning aangevraagd te worden bij het UWV. Op basis van deze aanvraag toetst het UWV of de redenen die de onderneming aan de reorganisatie ten grondslag legt, voldoende zijn om tot het ontslag van (een deel van) het personeel over te gaan.
Wil een reorganisatie (die is ingegeven door een verslechterde financiële situatie) kans van slagen hebben, is ten eerste van belang om in de aanvraag de bedrijfseconomische omstandigheden, welke aanleiding geven tot de reorganisatie, aannemelijk te maken. Dit dient te gebeuren aan de hand van onder meer jaarstukken, waaruit moet blijken dat er daadwerkelijk sprake is van een situatie die ingrijpen in het personeelsbestand noodzakelijk maakt. Het is dan ook van belang dat een onderneming haar financiële administratie en de jaarstukken te allen tijde actueel heeft. Dit betreft namelijk de basis waarop de ontslagaanvraag uiteindelijk door het UWV beoordeeld dient te worden. Wanneer de administratie niet compleet is, kan dit vragen oproepen bij zowel het UWV als de desbetreffende werknemer(s), wat in beginsel voorkomen moet worden.
Vervolgens dient in de aanvraag beargumenteerd te worden welke afdelingen/ functies binnen een onderneming moeten inkrimpen en welke werknemers dienen af te vloeien. Deze vragen dienen beantwoord te worden aan de hand van het zogenaamde afspiegelingsbeginsel, zoals bepaald in het Ontslagbesluit. Het afspiegelingsbeginsel bepaalt welke werknemer binnen een categorie uitwisselbare functies voor ontslag moet worden voorgedragen. Uitwisselbare functies betreffen functies die naar functie-inhoud, vereiste kennis en vaardigheden en vereiste competenties vergelijkbaar en naar niveau en beloning gelijkwaardig zijn. Het personeel dient vervolgens per categorie uitwisselbare functies in leeftijdsgroepen te worden ingedeeld. Daarna dient het personeelsbestand zo te worden ingekrompen dat de leeftijdsopbouw binnen de categorie uitwisselbare functies voor en na de reorganisatie verhoudingsgewijs zoveel mogelijk gelijk blijft. Binnen een leeftijdsgroep komt de werknemer met het kortste dienstverband als eerste voor ontslag in aanmerking.
In het proces van een reorganisatie is een actueel personeelsbestand van wezenlijk belang. Het personeelsbestand moet een volledige weergave betreffen van de personalia, de functies, de functieprofielen, de functiegroepen en de beloningen van de werknemers. Verder dient inzichtelijk te zijn vanaf welke datum een werknemer in dienst is en op basis van welk contract (bepaalde of onbepaalde tijd). Binnen ondernemingen blijkt vaak dat werknemers met eenzelfde functietitel verschillende taken uitvoeren. Ook komt het tegenovergestelde voor, namelijk dat werknemers met verschillende functietitels dezelfde werkzaamheden verrichten, maar bijvoorbeeld weer tegen een andere beloning. Vaak lopen ondernemingen in dit proces dan ook tegen moeilijkheden aan, omdat het personeelsbestand niet up-to-date of consistent is. Het is daarom aan te bevelen, ook voordat een reorganisatie in zicht is, het personeelsbestand volledig en geactualiseerd in beeld te hebben.
Nadat bepaald is welke werknemers voor ontslag moeten worden voorgedragen, dient onderzocht te worden welke werknemers herplaatst kunnen worden binnen de organisatie. De vraag of herplaatsing in de onderneming mogelijk is, is afhankelijk van de vraag of de desbetreffende werknemer in een andere, passende, functie geplaatst kan worden. Er wordt dan gekeken naar de persoonlijke mogelijkheden van de werknemer. Daarbij is van belang of de functie waarin de werknemer herplaatst kan worden voldoende aansluit bij de opleiding, ervaring en capaciteiten van de betrokken werknemer, waarbij het loon ook vergelijkbaar dient te zijn. Het gaat bij de herplaatsing dus met name om een beoordeling van de werknemer en niet zozeer van de functie. Dit in tegenstelling tot het afspiegelingsbeginsel, waarbij de objectieve eigenschappen van de functie bepalend zijn.
Wanneer een werknemer in beginsel in aanmerking zou kunnen komen voor een herplaatsing, maar uiteindelijk wordt afgewezen omdat deze toch onvoldoende gekwalificeerd blijkt te zijn, is het van belang dit nauwkeurig te documenteren. Ook is van belang overige herplaatsingsinspanningen, zoals het navraag doen bij collega-ondernemingen, te documenteren. Het UWV wil namelijk kunnen toetsen of de onderneming voldoende inspanningen heeft verricht de werknemer te herplaatsen. Kan dat onvoldoende beoordeeld worden, dan kan dit leiden tot afwijzing van de ontslagaanvraag.
Nadat de bedrijfseconomische omstandigheden aannemelijk zijn gemaakt en is aangegeven welke werknemers voor ontslag in aanmerking moeten komen en welke werknemers eventueel herplaatst kunnen worden, toetst het UWV of de noodzaak tot de reorganisatie voldoende aannemelijk is gemaakt, of de juiste werknemers voor ontslag zijn voorgedragen en of de onderneming voldoende inspanningen heeft verricht om werknemers te herplaatsen. Is aan alle voorwaarden voldaan, dan zal het UWV overgaan tot verlening van de ontslagvergunning en kan de onderneming de arbeidsverhouding met de desbetreffende werknemer(s) opzeggen.
Advies en bijstand
Bent u van plan uw onderneming te reorganiseren of heeft u advies of juridische bijstand nodig ten aanzien van dit onderwerp, neem dan contact op met ons kantoor.
Neem contact op met ons kantoor
