De kosten die worden gemaakt ten behoeve van het incasseren van een geldvordering worden buitengerechtelijke incassokosten genoemd. Voor het bepalen van de hoogte van de buitengerechtelijke incassokosten wordt aangesloten bij het ‘Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten’, voortvloeiende uit de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (hierna ook te noemen: “het Besluit”). Het Besluit zorgt ervoor dat de schuldenaar, meer in het bijzonder consumenten en eenmanszaken, beschermd worden tegen onredelijk hoge incassokosten. Van het Besluit kan niet ten nadele van de schuldenaar worden afgeweken indien de schuldenaar een natuurlijk persoon is. Het besluit is van toepassing op alle vorderingen waarin de schuldenaar op of na 1 juli 2012 in verzuim is geraakt.
Wettelijke basis
De wettelijke grondslag voor de vergoeding van de buitengerechtelijke kosten volgt uit artikel 6:96 lid 2 sub c Burgerlijk Wetboek, waarin is bepaald dat “kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte” voor vergoeding in aanmerking komen. Hierbij geldt dat de kosten die worden gemaakt ter incassering van de vordering redelijk en noodzakelijk dienen te zijn om de vergoeding te verkrijgen. Middels het Besluit is de hoogte van de incassokosten wettelijk vastgelegd, hierdoor behoeft er geen onduidelijkheid meer te bestaan over de redelijkheid van de incassokosten.
Verder geldt dat het in rekening brengen van incassokosten bij een natuurlijk persoon slechts gerechtvaardigd is indien de betreffende schuldenaar voldoende in de gelegenheid is gesteld om die kosten te voorkomen. Ingeval de schuldenaar een natuurlijk persoon betreft, is deze de vergoeding dan ook pas verschuldigd indien hij of zij de gevolgen van het uitblijven van de betaling zijn aangezegd. Aldus dient de schuldenaar eerst in gebreke gesteld te worden (gewaarschuwd te worden) middels een schriftelijke aanmaning, met daarbij een aanzegging van de consequenties bij niet-tijdige betaling en een termijn van minimaal 14 dagen, aanvangende vanaf de dag na aanmaning, om zijn betalingsverplichtingen alsnog na te komen. Indien betaling binnen de gestelde termijn uitblijft, is de schuldenaar in verzuim en kunnen incassokosten door de schuldeiser gevorderd worden.
Met betrekking tot vorderingen op (rechts)personen die handelen in de uitoefening van een beroep of een bedrijf, is voor de verschuldigdheid van incassokosten wettelijk geen aanmaning vereist, maar dient de schuldenaar uiteraard wel in verzuim te zijn. De schuldenaar is in verzuim op het moment dat de termijn voor nakoming van de verbintenis is verstreken en de vordering aldus opeisbaar is.
Toepassingsbereik
Het Besluit is van dwingendrechtelijke aard indien het een overeenkomst betreft tussen een rechtspersoon en een natuurlijk persoon, oftewel een consument. In dergelijke situaties mag dan ook niet ten nadele van de schuldenaar van het Besluit afgeweken worden. Uiteraard mag wel in het voordeel van de regels worden afgeweken. Indien ten nadele van de schuldenaar wordt afgeweken, is de betreffende bepaling in de overeenkomst vernietigbaar op grond van artikel 3:40 lid 2 Burgerlijk Wetboek.
Voor overeenkomsten tussen twee rechtspersonen (twee ondernemingen) geldt dat het Besluit regelend recht is. Dit heeft tot gevolg dat het partijen in beginsel vrij staat (bijvoorbeeld in de algemene voorwaarden) afspraken te maken over de incassokosten. Doch, indien partijen hierover geen afspraken maken, dient aangesloten te worden bij het Besluit.
Overigens ziet de vergoeding buitengerechtelijke incassokosten op alle verrichte incassohandelingen, ongeacht de omschrijving die aan de handelingen wordt gegeven, zoals bijvoorbeeld administratie-, of registratiekosten. Laatst genoemde kosten worden geacht te zijn begrepen in de buitengerechtelijke incassokosten.
De hoogte van de vergoeding
Voor de hoogte van de vergoeding geldt dat de incassokosten worden berekend als percentage van de hoofdsom, waarbij het percentage lager wordt naarmate de hoofdsom hoger wordt. Voor het berekenen van de hoogte wordt aangesloten bij onderstaande staffel:
– 15% van de hoofdsom van de vordering over de eerste € 2.500, met een minimum van € 40;
– 10% van de hoofdsom van de vordering over de volgende € 2.500;
– 5% van de hoofdsom van de vordering over de volgende € 5.000;
– 1% van de hoofdsom van de vordering over de volgende € 190.000;
– 0,5% over het meerdere van de hoofdsom met een maximum van € 6.775.
Het Besluit laat het niet toe dat er een hogere vergoeding voor de incassokosten in rekening wordt gebracht dan € 6.775. Bedraagt de vordering bijvoorbeeld meer dan € 1.500.000, dan blijven de maximale incassokosten € 6.775.
Verder worden de incassokosten verhoogd met BTW indien de schuldeiser niet BTW-plichtig is en de omzetbelasting dus niet kan verrekenen. In dat geval dient zulks wel nadrukkelijk verklaart te zijn en aangegeven te worden aan de schuldenaar.
Tot slot
Mocht het tot een procedure komen, dan heeft de rechter de bevoegdheid de incassokosten voortvloeiende uit de algemene voorwaarden/ overeenkomst te matigen indien de schuldenaar een rechtspersoon is. Rechtspersonen zijn immers, zoals gezegd, bevoegd bij overeenkomst van het Besluit af te wijken.
Opgemerkt dient wel te worden dat in de praktijk in procedures door rechters de gevorderde incassokosten alsnog worden afgewezen omdat onvoldoende onderbouwd is dat deze kosten ook daadwerkelijk zijn gemaakt. Een enkele (standaard) sommatiebrief is hiertoe veelal onvoldoende. Vaak worden de gestelde gemaakte buitengerechtelijke incassokosten door de rechter geschaard onder de voorbereidingskosten van een procedure en derhalve gevoegd in de toewijzing van de proceskosten op basis van het liquidatietarief.
Advies
Mocht u uw vordering ter incasso willen uitbesteden aan De Moel Eindhoven Advocaten en/of u wenst advies te ontvangen over de incassering van uw vordering, kunt u contact opnemen met Linda Swalen.
